Erfahrungen mit Business Intelligence Tools – Teil 1 SAP Business Objects

KartenSAPBOGlobalSAPBOIm folgenden sollen die Erfahrungen dargestellt werden, die wir bisher mit unseren Business Intelligence Tools gemacht haben.

Im ersten Teil möchte ich mich mit SAP Business Objects befassen. Da SAP ein verbreitetes ERP-System ist, bietet es sich an, ein BI-System aus gleichem Hause in Betracht zu ziehen. Dies stellt sich jedoch schon beim zweiten Blick als Trugschluss heraus. Crystal Reports und der Crystal Dashboard Designer wurden ursprünglich von einem Unternehmen namens Xcelsius entwickelt, welche im Jahre 2005 von Business Objects aufgekauft wurde. Diese Firma wiederum wurde 2007/2008 in den SAP-Konzern integriert (Quelle: Wikipedia).

Seitdem kursiert dieses Werkzeug oder diese Sammlung von Werkzeugen für Business Intelligence unter verschiedenen und oft leider auch wechselnden Bezeichnungen im SAP Angebot –> Xcelsius Engage, Xcelsius 2008, SAP Crystal Dashboard Designer (2008, 2011) oder “Dashboards” sind nur einige Bezeichnungen für das Tool zur Erstellung der Dashboards.

Crystal Reports und der Crystal Server übernehmen hier die Aufgabe des Weitertransportes und der Verwaltung der im ERP gesammelten bzw. abgefragten Daten.

Ich möchte näher auf die Erstellung von Dashboards bzw. die Entwicklung eines Cockpits mit dem Dashboard Designer 2011 eingehen.

Dieses Tool hat einen integrierten Excel-Zugriff und verlangt beim Start auch eine gültige Excel-Lizenz auf dem PC.

Einmal gestartet teilt sich der Bildschirm in den oberen Bereich der optischen Gestaltung und reserviert die untere Hälfte für die Daten in Excel.

Das hat den Vorteil, dass immer zur Optik auch die entsprechenden Datentabellen eingesehen und bearbeitet werden können.

Die optische Gestaltung ist relativ unkompliziert zu realisieren. Es sind sehr viele Objekte wie Ampeln, Tachometer, Diagramme, (statische)Landkarten etc. bereits im Tool integriert. Es gilt also nach einem Konzept oder den Vorgaben des Kunden eine Darstellung zu gestalten.

Erstellt werden vom Dashboard Designer 2011 (kurz: DD) daraus SWF Dateien, die über einen Browser betrachtet werden können. Optimaler Weise bieten sich hier Chrome oder Firefox an, jedoch scheint auch eine saubere Darstellung über den Internet Explorer möglich.

Die erste Aufgabe die uns nun erwartet hat, war die Erstellung eines vollständigen Management Cockpits mit Hilfe des DD.

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Der erste Schritt dabei war die Strukturierung und Konzeptionierung des gesamten Konstruktes.

Ein einzelnes Dashboard kann unabhängig existieren, vernetzte Sichten sollten aber von Anfang an in einer sinnvollen Ordnerstruktur untergebracht werden, um spätere Verwirrung bei Wartung oder Erweiterung zu vermeiden.

Die Verlinkung der einzelnen Seiten ist mit heutigen Mitteln im Allgemeinen und auch mit dem DD im Speziellen kein Problem mehr. Dieser Punkt sollte jedoch generell bei der Auswahl eines modernen BI-Tools Berücksichtigung finden.

Nachdem sowohl Front-End Struktur, als auch Ordnerstruktur festgelegt sind, gilt es, speziell bei Kundenaufträgen, sich mit der Farbgebung zu befassen. Es können zwar alle Objekte einzeln eingefärbt werden, dies bedeutet unter Umständen jedoch einen nicht unerheblichen Mehraufwand. DD wählt immer die für ein Projekt voreingestellte Farbauswahl. So ist es uns passiert, dass wir aus Versehen eine sehr rosa- und lila-lastige Farbpalette erstellt hatten und diese im gesamten Projekt vorherrschend war.

Sind die ersten Dashboards erstellt lässt sich über Paste&Copy zügig eine Erweiterung um weitere Sichten realisieren. Die dabei entstehenden Darstellungen sind meiner Meinung nach auf sehr hohem Niveau. Die Objekte lassen sich extrem schön einfärben, schattieren und anordnen. Auch für den Endnutzer ist das sehr angenehm anzuschauen. Stichwort: “Das Auge isst mit.” Bisher ist mir persönlich noch kein anderes Tool untergekommen, das eine so professionelle und klare Optik darstellen kann.

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Was weniger gefällt ist das Verhalten einiger Objekte. Landkarten sind eine sehr tolle Sache, allerdings nicht so leicht zu handhaben wie wir uns das vorgestellt hatten. Auch sind statische Karten nicht mehr “State of the Art”.

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Eine Google- oder Openstreetmap-Integration ist moderner und für die Nutzer auch gewohnter. Durch die weite Verbreitung von Googlemaps fühlen sich Nutzer hier wohler, wenn sie eine ihnen bekannte Software nutzen können. Dies kann die Akzeptanz einer BI-Lösung sehr stark fördern.

Unabhängig davon reagieren einige Drop-Down-Menüs etwas langsam und müssen mehrfach angewählt werden. Auch dies kann unter Umständen Frust hervorrufen und dieses hervorragende Programm aus der Auswahlliste eines Unternehmens entfernen.

Generell lässt sich jedoch sagen, dass ein entsprechend erstelltes Dashboard oder Cockpit für den Endanwender sehr angenehm zu benutzen ist. Man klickt sich, die entsprechenden Flash-Tools vorausgesetzt, einfach durch die Anwendung und kann bei Bedarf Drill-Downs und Roll-Ups nach belieben durchführen, ohne weitere Programmierkenntnisse mitbringen zu müssen.

Entwickler und Anwender sind hier buchstäblich voneinander getrennt, was je nach BI-Werkzeug auch nicht immer der Fall ist (Stichwort: Self-Service-BI).

Was speziell für Entwickler sehr gut gelöst wurde ist die Festlegung von Schwellwerten. Hier kann das standardisierte Ampelprinzip übernommen oder eine individuelle Gestaltung etabliert werden. Eine mehrfache Teilung und Darstellung von Schwellen ist möglich und kann unter Umständen betriebswirtschaftlich sehr interessant sein.

Das beschriebene Projekt bedurfte etwa einer Woche “Eingewöhnungszeit”, um alle Möglichkeiten des Programms grundlegend kennen zu lernen und anwenden zu können. Nach dieser Zeit wurde das Konzept zunächst vollständig umgesetzt und getestet.

Im Anschluss wurde der erste Entwurf dem Kunden vorgelegt, wodurch wieder neue Wünsche und Anwendungsmöglichkeiten zutage kamen, die das bestehende Konzept stark verändern sollten.

Die Darstellung in einem wie ursprünglich geforderten 5-Schirm-Cockpits hat sich als zu unübersichtlich erwiesen. Aus diesem Grund wurde das Cockpit grundsätzlich umgearbeitet, um eine übersichtliche und leicht zu erfassende Visualisierung mit 3 Bildschirmen zu ermöglichen.

Generell gilt: ob die Realisierung über Beamer, Bildschirm, TV oder Tablet erfolgt ist den örtlichen Gegebenheiten und natürlich den Kundenwünschen anzupassen.

Des Weiteren wurde der Anschluss an eine Wissensdatenbank realisiert. So können die Teilnehmer einer Sitzung im Cockpit direkt über Dieses auf Definitionen, Berichte und Beschlüsse vorhergehender Meetings zugreifen, ohne in ein anderes Programm wechseln zu müssen. Dies soll zur Effizienzsteigerung beitragen, da es das Ziel ist, im Cockpit zielführend und einheitlich arbeiten zu können.

Ein weiterer Punkt für oder gegen die Verwendung von DD ist die Datenanbindung an das ERP-System. Hier wird SAP natürlich bevorzugt und die Anbindung an ein Universum sollte kein Problem darstellen. Es stellte sich leider heraus, dass hier Spezialisten gefragt sind, die sich ganz speziell mit SAP Universen, SAP-BW und dergleichen auskennen. “Schnell mal anbinden….” ist nach unserer Erfahrung nicht so leicht möglich. Dies ist insbesondere sehr heraus stechend, da wir mit unseren anderen Tools hier bessere Erfahrungen gemacht haben. Gerade wenn ein Dashboard erstellt ist und  zu Testzwecken mit LIVE-Daten gefüttert werden soll, kann dies den Prozess und das Projekt sehr behindern, wenn das entsprechende Know-how nicht Inhouse beim Kunden vorhanden ist.

Abschließend lässt sich zusammenfassen, das SAP DD auf einem sehr hohen Niveau steht, gerade was die Optik angeht. Einige Details wie Kartenansichten und Menüs oder die Datenanbindung sind nur suboptimal gelöst, jedoch unserer Meinung nach kein absolutes KO-Kriterium.

Die Gestaltung eines Management Cockpits ist in einem Projekt von sechs Monaten Umfang durchaus realisierbar und das Pricing von SAP einigermaßen marktgerecht. Eine Einzelplatz-Lizenz liegt in etwa bei 1.000 Euro, was auch der Preisvorstellung der Mitbewerber entspricht.

Für SAP Nutzer ist dies also eine Alternative, die sie betrachten sollten.

Soll eine andere Datenbank bzw. ein anderes ERP-System angebunden werden, so würden wir ein anderes Tool aufgrund der Flexibilität bevorzugen. Weitere Details hierzu werden in den kommenden Beiträgen erläutert. Schlussendlich ist dies natürlich auch eine Kostenfrage, im Hinblick auf das gehobene SAP Know-how, das hierfür Voraussetzung ist.

 

 

Wir hoffen, Ihnen einen informativen Überblick über unsere Erfahrungen mit SAP BO gegeben zu haben.

Kommentare, Anmerkungen, Feedback jeglicher (sinnvoller) Art sind immer gerne willkommen.