Erfahrungen mit Business Intelligence Tools – Teil 2 Qlikview Desktop 11 R2

Im zweiten Teil unserer Erfahrungsberichte befassen wir uns mit einem momentan sehr angesagten Tool namens Qlikview. Die Software wird von der in Malmö (Schweden) ansässigen Firma Qlik entwickelt und vertrieben. Qlik wurde 1993 gegründet und ist heute eine der am schnellsten wachsenden Tech-Unternehmen. Das Unternehmen hat derzeit 33.000 Kunden in 100 Ländern und gewinnt stetig neue Anhänger. (Quelle: Qlik.com)

Knackpunkt dieser Business Intelligence Lösung ist die “Simplicity” der Anwendungen, gepaart mit der sehr perfomanten “In-Memory-Technologie“. Anwendungen können innerhalb kürzester Zeit, nach der Bedarfsanalyse eines Kunden, angefertigt und benutzt werden. Die In-Memory-Technologie lädt die erforderlichen Daten direkt in den Arbeitsspeicher und hat somit eine minimale Reaktionszeit. Dies stellt einen nicht unerheblichen Performance-Vorteil gegenüber BI-Lösungen dar, die Anfragen oft nur mit größerer Verzögerung beantworten können. Das macht Qlikview gerade für Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sehr interessant, die keine extrem ausgefeilte Business-Intelligence-Architektur aufbauen wollen.

Zuallererst ist jedoch das Lizenzmodell von Qlik zu betrachten, um einen Überblick über die einzelnen Leistungen zu erhalten. Anders als bei SAP “Dashboards” werden die Anwendungen nicht in SWF Dateien gewandelt, sondern benötigen immer eine lizensierte Version von Qlikview. Dies kann eine direkte Verbindung zum Server sein, die im Browser dargestellt wird oder eine lokale Desktop-Installation mit Lizenzierung von Qlik. Für Entwickler und Interessierte steht ein kostenloser Download von Qlikview Desktop bereit, der funktional praktisch nicht eingeschränkt ist, jedoch nur die Bearbeitung, Anwendung und Betrachtung der lokal erstellen Anwendungen ermöglicht. Ein Austausch der Apps und Reports zwischen mehreren Rechnern ist hier nicht möglich. Allerdings kann diese Version unbegrenzt genutzt werden, was gerade zu Testzwecken sehr nützlich ist.

Sollte sich der Bedarf eines Unternehmens auf eine lokale Stelle, z.B. das Controlling beschränken, so kann mit einer Einzelplatz-Lizenz die erste Problematik gelöst werden. Sobald die Bedarfe nach Verteilung und Nutzung jedoch steigen, ist die Implementierung eines Small-Business-Server-Umgebung sehr sinnvoll. Qlik bietet hierzu ein Starterpaket inkl. Server und 5 Voll-Lizenzen an, welches den meisten Unternehmen zum Einstieg genügen sollte. Nach oben hin ist hier natürlich alles offen, jedoch liegt der Fokus eindeutig auf KMU.

Die Arbeit mit Qlikview gestaltet sich etwas anders als mit Business Objects, wobei der erfahrene Entwickler sich sehr schnell zurecht findet. Ein weiterer Vorteil dieser Software ist die Einbindung mehrerer Datenquellen in eine Anwendung für den User. Dies erfolgt über ein Skript, dem aufgegeben wird, welche Datenquellen und Tabellen angezapft werden sollen. Man darf hier als NICHT-Informatiker keine Berührungsängste mit der Skript-Umgebung haben, die doch stark an einen Programmier-Editor erinnert. Sie ermöglicht, je nach Erfahrungsstand, verschiedenste Dinge mit einzubinden und zu definieren. Das macht die Gestaltung eines Datenmodells für die Darstellung sehr übersichtlich. Experten sagten uns sogar, dass so mancher Unternehmer sein Data Warehouse als überflüssig empfindet, seit er mit Qlikview arbeitet.

Sind die Daten geladen und modelliert, so können Sie über eine Menüleiste in verschiedenster Form visualisiert werden.

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Was gegenüber SAP-BO auffällt ist die anpassbare, aber nicht auszublendende Menüleiste. Dies ist ein sehr nützliches Tool innerhalb der Software, stört jedoch beim ersten Blick etwas die Optik. Die Datenvisualisierung ist sehr flexibel. Es ist über die Eigenschaften eines Diagramms möglich, Schwellwerte und Farbänderungen zu definieren, was die Anpassung an betriebswirtschaftliche Bedarfe sehr angenehm macht und oft auch sinnvoll erweitert.

Unabhängig der definierten Farbgebung gibt die Software einen 3fach-Farbcode für ausgewählte (=angeklickte) Bereiche vor. Dieses Grün-Weiss-Grau-Prinzip soll Zusammenhänge aufzeigen, die bis dato vielleicht dem User gar nicht bewusst waren. Ein Beispiel wären die Waren, die ein Kunde in diversen Stores mit seiner Kundennummer geordert hat.

Qlikview macht es einem unheimlich leicht und angenehm mit Diagrammdarstellungen zu “spielen”. Für die Erstellung eines Management Cockpits wurde von uns jedoch die Möglichkeit der Vernetzung mehrerer Apps getestet. Hierzu erstellten wir einen “Global View” mit den gleichen Anforderungen wie in SAP-BO.

Screenshot (2)

 

Sowohl Ampeln, als auch Objekte wie Schaltflächen und Verbindungslinien lassen sich erstellen und integrieren. Wichtiger Punkt bei der Cockpit-Erstellung ist die Vernetzung der Schaltflächen mit den entsprechenden Apps, die wiederum dann die Kennzahlen, Diagramme, Berichte und Kennzahldefinitionen darstellen.

Screenshot (4)Screenshot (5)

Wir erstellten mit Hilfe von Qlikview ein vollständiges 3-Screen-Cockpit zur Steuerung eines Industrie-Unternehmens. Schon die Entwicklerversion der Software ermöglicht die Darstellung der Kennzahlen auf 2 verschiedenen Bildschirmen, gepaart mit einem Protokoll-Screen ist so ein komplettes Cockpit realisiert worden.

Als Neuerung gegenüber SAP-BO fanden wir die Möglichkeit, unter anderem durch Skript-Einträge, Forecasts darstellen zu können. Abhängig von den zugrunde liegenden Daten kann innerhalb der Software eine Berechnung durchgeführt werden, die dann an ein Diagramm ausgegeben wird. Dies ermöglicht die optische Darstellung von möglichen zukünftigen Szenarien und auch den direkten Vergleich mit der Ist-Situation. Trendberechnung und Planungsszenarien werden so optisch unterstützt, was das Management in den meisten Fällen sehr anspricht.

Entgegen dem derzeit vorherrschenden Trend der Nutzung von Qlikview auf der operativen Ebene zur Informationsverteilung sehen wir großen Mehrwert beim Einsatz von Qlikview auf der Ebene des strategischen Managements. Durch die schnelle Rückmeldungszeit und Einfachheit für den Endanwender bietet es sich geradezu an, Qlikview als Cockpit-Tool für Strategie-Sitzungen zu verwenden.

Die Aufwendungen der Implementierung sind relativ gering, da sich die Lizenzkosten auf dem marktüblichen Niveau bewegen und die Anbindung an praktisch jede Datenbank möglich ist. Angebunden wird Qlikview meist über Konnektoren, die speziell für das jeweilige ERP-System entwickelt wurden. Hierfür gibt es sowohl Originalsoftware von Qlik, als auch Drittanbieter, die diese “Verbindungsstücke” speziell für Qlikview anbieten. Dies ist unter Umständen mit weiteren Lizenzkosten verbunden. Dem stehen jedoch die enorm kurzen Entwicklungszeiten für Anwendungen gegenüber, die bei Bedarf leicht angepasst und praktisch sofort nach Freigabe genutzt werden können.

Was wir ebenfalls im Zuge der Cockpit-Erstellung getestet haben, ist die Einbindung von dynamischen Landkarten. Dies ist durch Erstellung bzw. Kopie eines Skriptes mit Hilfe von GoogleMaps sehr leicht möglich, jedoch aus Lizenzgründen nicht ganz unbedenklich. Alternativ steht noch die Einbindung von Openstreetmaps zur Verfügung, hierfür sind jedoch umfassende Programmierkenntnisse und bei Anwendung natürlich eine stetige Online-Verbindung vonnöten. Wiederum gibt es Drittanbieter, die sich speziell diesem Problem gewidmet haben. Die Qlik-Community ist ein Quell sprudelnder Ideen und freundlicher Mitglieder. Für eine professionelle Nutzung von Landkarten empfehlen wir eine entsprechende App zu lizensieren und diese in die eigenen Anwendungen zu integrieren. Das kann zwar unter Umständen weitere Kosten verursachen, funktioniert unserer Erfahrung nach aber dann reibungslos und meist auch Offline. Der Spielraum der Datenvisualisierung wird hierdurch nicht unerheblich erweitert, da grundsätzlich alle Daten mit Geodaten verknüpft werden können. Im Sales-Bereich ist dies ein gefragtes Tool zur Überwachung der Points-Of-Sale und ähnlichen Anwendungsgebieten.

Abschließend lässt sich sagen, dass uns die Nutzung von Qlikview einen Riesenspaß macht. Es passt sich dynamisch den meisten Bedarfen an, sieht optisch (bis auf die Menüleiste) sehr schick aus und erfüllt alle Voraussetzungen, um ein Management Cockpit bis ins Detail abzubilden.

 

Business Intelligence Organisation – IT für die Geschäftsleitung

Business Intelligence BI steht seit Mitte der 90er Jahre im Lieferprogramm vieler IT-Unternehmen als Führen mit Kennzahlen. Das alleine genügt nicht, wenn nicht alle Mitarbeiter mitgenommen werden (top down – bottom up) und, wenn die Kompetenzen Aller nicht auf den Unternehmens-WEG ausgerichtet sind. Dieses erweiterte BI-Verständnis nennen wir BIOrg. BIOrg konzipiert Wachstum + Entwicklungen + Gewinne im Gleichschritt.

Fallstudie: „Tagesarbeit eines Bereichsvorstands, Leiter eines Mittelständlers“ – ein Tag Ohne BIOrg:

■  Herr Dr. Heribert Klein (Top-Manager/Spartenleiter, mit 12 ihm direkt unterstellten Mitarbeitern und Mit­arbeiterinnen seiner Sparte) betritt wie üblich gegen 8 30 das Haus. Diese Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter sind sein Bereichsvorstand. Er begrüßt den wachhabenden Werkschutzmann und einige andere mit väterlich freundlichem Lächeln. Dann fährt er mit dem Aufzug sich auf den Weg in sein Büro, in der 11.Etage (Chef-Etage) des Hauptgebäudes „Verkauf“. Im 11. Stock trifft er auf Frau Dr. Schick, Leiterin seiner Personalabteilung, die wegen des Profils des neuen Produktionsleiters einiges dringend mit ihm abklären möchte. Vereinbart wird heute 9 00 in seinem Büro.

■  Im Büro angekommen, erfährt Herr Dr. Kleinert dann von seiner Sekretärin, Frau Hett, daß bereits drei Personen telefonischen Rückruf bitten. Außerdem trägt sie ihm seinen Aktionsplan für den Tag vor:

930 Treffen mit dem Marketingleiter, ebenfalls Mitglied seines Bereichsvorstandes, Stand der Verkaufsziele letzten Monat, Vorschau kommender Monat.

1100 Treffen mit einem Professor, der für ein Drittmittel-Projekt wirbt.

1230 Mittagessen mit dem Zentralvorstand Personal, wegen Beförderung eines Mitarbeiters.

■  Dr. Klein, endlich in seinem Büro, sieht seinen Termin­kalender durch, während Frau Hett mit dem ersten Gesprächspartner verbindet.

Er notiert die von Frau Hett genannten Termine, darüber hinaus sieht er, daß um 14 00 eine Feier zu Ehren von fünf Mitarbeitern für 25 Jahre Betriebszugehörigkeit stattfindet, wo er , Kleinert, die Rede und die Ehrungen vor­nehmen will, für 15 30 kommt ein jüngerer direkten Mitarbeiter zum  ”Mitarbeitergespräch” – es geht um Zielvereinbarungen und Weiterbildungsmöglichkeiten, vor allem dabei um die Nutzenanwendung für das Unternehmen und klar für den Mitarbeiter selbst, für das nächste  halbe Jahr. Abends – 19 30 – Arbeitsessen im Rathausrestaurant mit Ober-Bürgermeister, Baubürgermeister, der Ausschußvorsitzenden für Umweltfragen, Stadträtin Schäfer, und der Stadträtin für Stadtmarketing in einem Restaurant. Thema: Ausbauplan seiner Unternehmenssparte,  Strategieentwicklung zur Akzeptanz bei der Bevölkerung Umweltfragen, Arbeitsplätze, etc..

Dazwischen würde er Zeit finden, die aktuellen Berichte zu studieren und einige konzeptionelle Dinge zu überdenken.

■  Die Verbindung zum ersten Anrufer ist hergestellt.

Es gibt Probleme in der Produktion, erfährt er. Er möge doch zur Klärung der Sache vorbeischauen. Kaum hat er den Hörer aus der Hand gelegt, meldet seine Sekretärin Frau Dr. Schick an. Die Unterredung – um 930 kommt schon der Marketingleiter – betrifft das Fachkönnen, die Persönlichkeits- und Team-Kompetenz des Neuen, und natürlich sonstige Vertragsfragen.

■  Bevor der Abt.-Ltr. Marketing, Herr Merkel, kommt, erledigt Dr. Klein die beiden noch anderen Telefonate und auch die Drittmittelgeschichte , Prof. Dr. Hahn, wird angesprochen.

■  Auf dem Heimweg vom Restaurant – es ist 23 00 – läßt Herr Dr. Klein den Tag noch einmal an sich vorbeiziehen, außer den geplanten Besprechungen und offiziellen Terminen mußte er noch

-   zu einem ad hoc einberufenen Meeting seiner Abteilungsleiter,

-       mit seiner Sekretärin noch Termine abklä­ren, 3 Briefe diktieren), einige Telefonate machen,

-       aktuell eingegangene Berichte konnte er ge­rade noch starten,

-       Wer weiß, mit was ihn zu Hause noch erwartet!

-       das Konzeptionelle – seine eigentliche Arbeit – mußte er zur Gänze auf mor­gen verschieben.

Es ist klar, dass, wenn seine Kernaufgabe, das Konzeptionelle zu Markt, Technik/Entwicklungen, Finanzen, Mitarbeiter, Image/PR, nicht ernsthaft Schaden nehmen sollen, er seine eigene Position, seine Gesundheit nicht gefährden will, er dringlichst, was unternehmen muß:

  1. Festlegen seiner effektiven TopTen Ziele (objectives)
    1. Besprechung mit seinen MitarbeiterInnen zur deren Teilhabe an den Planungen dazu
    2. Vollverantwortliche Übertragung der Ausführung/Umsetzung an die Mitarbeiterinnen,
    3. Feedback gibt´s nur noch bei Störungen im Umsetzungsverfahren (Effizienzfragen)
    4. Beförderungen, Belohnung, Anerkennung für echte TQMKI-Resultate der Arbeiten!

Das Konzeptionelle mit BIOrg, das will er einrichten:

  1. Seine Abteilungsleiter (Bereichs-vorstände) 1x /Monat zusammenholen, wo die Zielsetzungen besprochen werden und die des kommenden Monats gemeinsam festgelegt werden, mit Abweichungserläuterungen, Protokoll etc. Er will ein BI-Cockpit einrichten!
  2. Ferner will er, dass die Personalabteilung eine große Mitarbeiterbefragung durchführt (Nachwuchsfragen) und, dass die Ergebniserfolgs-kompetenzen aller Mitarbeiter gesteigert werden! Dazu will er, dass das dem Finanzwesen unterstehende Controlling/IT-Wesen mit der Personalabteilung/Betriebsrat einen WEG-Umorganisationsplan ausarbei-tet mit dem Ziel seine Sparte für 2020 fit zu machen (Wachstum + Entwicklungen + Gewinne) und dazu die Wertstellung der einzelnen Könner wirksam zu etablieren. Er wird das in einer Betriebsversammlung darlegen – nach Genehmigung durch Aufsichtsrat/Vorstand/Beirat!